In conformità con le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), ciascun atto del procedimento di mediazione è formato e sottoscritto digitalmente. Questo processo avviene nel rispetto delle norme previste dal codice dell’amministrazione digitale, garantendo la validità legale di ogni atto prodotto durante la procedura.

Ex art. 8bis D.Lgs n. 28/2010, recepito all’art. 19 del Regolamento di procedura, gli incontri di mediazione possono essere svolti mediante collegamento audiovisivo da remoto. I sistemi di collegamento audiovisivo assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone coinvolte nel procedimento. Ogni parte ha la possibilità di richiedere la partecipazione da remoto o in presenza, offrendo flessibilità e adattabilità alle esigenze dei partecipanti.

Al termine della mediazione, il mediatore compila un unico documento informatico in formato nativo digitale. Questo documento contiene il verbale dell'incontro e, se del caso, l'accordo raggiunto. Il documento viene inviato alle parti coinvolte per la sottoscrizione, utilizzando firme digitali o altri tipi di firme elettroniche qualificate.

Dopo la sottoscrizione da parte delle parti coinvolte, il documento informatico è inviato al mediatore. Quest'ultimo procede con la firma digitale del documento e lo trasmette nuovamente alle parti coinvolte, agli avvocati e alla segreteria dell'organismo di mediazione. Questo passo assicura la validità legale e la tracciabilità della procedura telematica.

La conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione, svolti con modalità telematiche, sono gestite dall'organismo di mediazione in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005. Questa fase assicura la sicurezza e l'accessibilità dei documenti digitali nel rispetto delle normative vigenti.